Excel е любимият инструмент за манипулиране на данни на неграмотния човек (и на жената). Грамотните, т.е. онези, които могат да кодират, не трябва да се тревожат много за колоните, редовете и правилната формула и нейния синтаксис, защото тези магьосници имат свои собствени устройства. За всички останали, практически всеки на управленска позиция, Excel е основен работен инструмент. Въпреки това много хора, особено онези, които просто настъпват на работа, често са заплашени от нея. В действителност, ако изучавате Excel достатъчно добре, можете да го използвате, за да запазите записи, базирани на време, които се актуализират автоматично, да ги използвате за съхраняване на инвентар и дори да провеждат проучвания. Това каза, тук са пет много основни функции на Excel, които всеки начинаещ трябва да знае.

Автоматично попълване на сериите и формулите за автоматично запълване

Въвеждането на данни, особено дългият набор от данни, отнема много време с отлична възможност за възникване на човешка грешка. Ето защо, когато е възможно, Excel предсказва текста, който се опитвате да въведете, и ви дава възможност да го попълните за вас.

Вземете например искате да въведете серийни номера или идентификационни номера на служител, които следват последователност. Вместо да ги въведете ръчно, можете да въведете първите три или четири числа, да изберете клетките с въведените числа. Поставете курсора в долния десен ъгъл на последната клетка и изчакайте да се превърне в черен плюс. Издърпайте го и ще можете да видите стойността, която ще поддържа всяка клетка. Excel автоматично ще увеличи стойността за вас. Този трик е най-добре да се използва с формули, защото формулата ще се актуализира автоматично, за да прочете съответните клетки в един ред, вместо да има абсолютна стойност, която копира / постави формули.

Автоматично попълване на

Този трик трябва да бъде взет, докато въвеждате данни. Excel може да попълва автоматично данни в клетка, ако данните, които въвеждате, са въведени в предишна клетка в същата колона. Просто натиснете Enter и го попълнете.

Интелигентно сортиране по азбучен ред

Excel може да сортира данните по азбучен ред, но начинаещ може да се поколебае да използва опцията за сортиране, защото данните в съседни колони са свързани с него и пренареждането на данните ще наруши връзката. Например, имате собствени имена, отдели, адреси, телефонни номера и кръвни групи. Искате да сортирате имената по азбучен ред, но все пак искате съседните клетки да прочетат правилния адрес, телефонен номер и кръвна група за този индивид.

Можете да продължите и да използвате опцията Sort A to Z, защото Excel ще попита дали искате да разширите избора, за да включите данни в съседни колони. Това ви позволява да подредите една колона по азбучен ред и да имате съответните данни в други колони, съответно сортирайте. Това интелигентно сортиране работи за всякакви правила, които можете да използвате.

Преобразуване на редовите данни в колона данни

Много пъти данните не са дори в правилното оформление, за да може всеки да започне да го анализира. Форматът, в който е събран, не е създаден с конкретна цел и често може да откриете, че трябва да прехвърлите данни от ред в колона или обратно. Вместо да копирате и поставяте всяка отделна стойност, можете да използвате функцията Paste Special, наречена Transpose, за да направите точно това.

Изберете и копирайте колоната, която искате да поставите като ред. Изберете първата клетка в реда, в който искате да копирате данните. Щракнете върху малката стрелка под бутона Paste и изберете Специално поставяне. В полето за опции, което се появява, отметнете опцията „Транспониране“ и щракнете върху OK.

Отделете първо и последно име

Excel 2013 има наистина интелигентна функция за автоматично попълване, която работи между колоните. Вземете най-често срещания пример за колона, която съдържа и двете имена. Може да искате да разделяте първото и последното име и в по-старите версии на Excel, това означава да използвате функцията за свързване в много умен / сложен начин.

С Excel 2013, всичко, което трябва да направите, е да започнете да въвеждате първото име в следващата колона. Направете това за първите две или три записи и Excel ще научи какви са вашите критерии за разделяне и ще изброи данните за всички съответни стойности в колоната за вас. Всичко, което трябва да направите, е да натиснете Enter. Това работи само за всеки тип данни.

Познавате ли трик на Excel, който често използвате на работното си място, или този, който елиминира излишната работа? Споделете с нас в коментарите.

Е Работил За Вас: Robert Gaines & George Fleming | Искате Ли Да Се Свържете С Нас?

Коментари В Сайта: